O setor de Cerimonial e Eventos da Defensoria Pública do Estado lançou uma cartilha para orientar membros e servidores (as) na solicitação de apoio para a organização de eventos ou na reserva e uso de espaços comuns da instituição. O fluxo para as diferentes solicitações é explicado no material, que pode ser baixado clicando aqui.
A comunidade interna da Defensoria tem a opção de solicitar apoio ao Cerimonial e Eventos para a organização de solenidades, palestras, seminários, workshops, entre outros, ou apenas para a reserva de um espaço de uso comum (em caso de reuniões com equipes, por exemplo).
Organização de eventos
Para solicitar o apoio na organização de eventos, a pessoa interessada deve elaborar memorando apresentando o motivo e tipo do evento, estimativa de público, data, horários de início e término, telefone e e-mail do responsável, recursos técnicos que serão necessários (transmissão ou videoconferência, por exemplo), além do apoio, caso necessário, das diretorias de Comunicação (DCOM) e Tecnologia da Informação (DTI). O memorando deve ser tramitado no sistema Próton para o Gabinete do Defensor Público Geral.
Reserva de espaços
Quando a organização de um evento é solicitada e o pedido é deferido, o Cerimonial e Eventos vai assessorar na escolha do espaço ideal para a realização da solenidade. No entanto, caso se queira apenas reservar um dos espaços de uso comum da sede administrativa para, por exemplo, uma reunião de equipe, é preciso fazer uma solicitação diferente ao Cerimonial.
Nesse caso, para reservar o auditório, a sala de reunião, o prédio anexo ou a sala do Conselho Superior, é necessário consultar o Cerimonial e Eventos com antecedência mínima de 5 dias. Você deve entrar em contato com o Cerimonial e Eventos, por meio do e-mail cerimonial@defensoria.am.gov.br ou telefone (92) 98455-6470, que também é WhatsApp.
Distribuição
A cartilha foi distribuída pelos canais oficiais de comunicação interna da DPE-AM. Se você ainda não faz parte da lista de transmissão (WhatsApp), canal do Telegram ou Amigos Próximos (Instagram), clique aqui. Assim você recebe, em primeira mão, as principais informações da Defensoria. Esse contato é exclusivo para quem trabalha na DPE-AM.